Cómo vincular dos tablas de datos en Excel

Aprende a vincular tablas para enriquecer tus datos y aumentar tu capacidad de análisis.

Al trabajar con Excel seguramente habrás pensado o escuchado esta frase muchas veces:

«-Esa información está en otra tabla. ¿Cómo puedo integrarla a mi listado?«

Si no sabes qué hacer para incorporar o unir los datos, puedes pasarte un buen rato insertando fórmulas que los vinculen; por ejemplo la famosa combinación INDICE-COINCIDIR, BUSCARV o BUSCARX; y si te das por vencido, pues acabarás haciendo el trabajo mediante sorts y copiados parciales; prácticamente a mano (no me digas que no lo has hecho).

El mismo escenario se presenta cuando quieres aplicar o cambiar valores a tus listados, dependiendo del contenido de alguna columna. Estos ejemplos lo explican:

  • Actualizar únicamente los precios de los productos que pertenecen a un cierto proveedor
  • Agregar la dirección del cliente a un listado de facturación para poder crear tablas de totalización de ventas por zona geográfica
  • Agregar el costo unitario promedio o la familia del producto a un listado de compras para poder hacer sumarizaciones y comparaciones
  • Agregar la nota final a un listado de resultados de exámenes de un curso escolar en base a una tabla de relaciones (ver imagen superior)
  • Comparar diferencias entre dos versiones de un mismo listado, que no pueden compararse directamente por tener adición o eliminación de filas

Una de las funciones de QuickRows es la vinculación de tablas o de hojas de cálculo, que resuelve fácilmente esas tareas. Lo único que debes tener en cuenta es que las hojas a vincular compartan una columna que las relacione (aunque no tengan el mismo nombre de encabezado ni estén ordenadas), y que los libros que las contienen se encuentren abiertos.

Veamos un sencillo ejemplo, donde los dos listados han sido colocados en la misma hoja para simplificar. Se trata de un listado de calificaciones numéricas a las que hay que aplicar una tabla de rangos para encontrar la nota final equivalente con letra.

Como puedes ver, la tabla a vincular está en la misma hoja que los datos y se puede comprender que las columnas a unir han de ser las columnas C y G para extraer y agregar a la tabla original el valor correspondiente encontrado en la columna H.

¿Cómo se enlazan ambas tablas?

En el menú de  QuickRows encontrarás la función 5 (Vinculación de hojas). Es necesario insertar algunos datos para localizar la tabla y establecer las columnas de vinculación. En realidad, es bastante simple. El video que aparece más abajo te lo muestra con claridad. 

Nota. Para comprender más fácilmente  este ejemplo, toma en cuenta que ambas tablas se han colocado en la misma hoja, llamada ALUMNOS (libro QR_EJEMPLOS.xlsx):

Existen cuatro opciones para vincular los valores de las tablas:

  • Aplicar el Valor más cercano (por default, como en el ejemplo anterior)  
  • Aplicar el Valor inmediato superior (agregar símbolo > a la letra de la columna de enlace: C>)
  • Aplicar el Valor inmediato inferior (ídem C<)
  • Aplicar sólo el valor exacto (ídem C=)

Una vez que oprimes el botón ‘Ejecutar’, QuickRows realiza el proceso y adiciona la(s) columnas solicitadas a la tabla original. Eso es todo. 

La siguiente imagen muestra en las columnas D-G los cuatro distintos resultados que se obtienen al aplicar los criterios de coicindencia antes citados:

Un último detalle antes de mostrarte el video. La columna G contiene los resultados de la asignación de coincidencias exactas. Puedes comprobar que sólo las filas: 5 (Examen = 90), 13 (Examen=50) y 17 (Examen=70) recibieron alguna nota, y que en la columna F la fila 8 no recibió ninguna nota, pues el resultado del examen (39) es inferior a la nota mínima especificada en la tabla. 

Ahora sí, aquí está el video:

Reproducir vídeo
Cómo vincular dos tablas de datos en Excel

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