Cómo preparar los datos para una Tabla Dinámica

Aprende a reorganizar y distribuir valores concatenados en varias filas para que sea posible utilizar el conjunto de datos en una Tabla Dinámica

Es común encontrarse en Excel con tablas de datos que se encuentran en un formato «rebelde», es decir, que no están preparadas para que puedas analizarlas. 

Por ejemplo, seguro que te has encontrado valores que están concatenados en una misma columna o valores numéricos que no puedes totalizar, por poseer un formato inadecuado.

Si la tabla de datos posee unas pocas filas, lo puedes resolver «a mano» dedicando unos minutos. La cosa se complica cuando posee cientos o miles de filas. Entonces necesitarías todo un fin de semana para poder hacerlo.

Excel es una poderosa herramienta que te ofrece medios para resolver estas tareas (y muchas otras similares) de forma muy efectiva. Pero si estás leyendo esto, es porque probablemente desconozcas las fórmulas o funciones para solventarlas y busques una solución rápida.

Afortunadamente, QuickRows te ofrece una solución sencilla para que puedas preparar tus datos para una Tabla Dinámica, o cualquier otro método para analizar tus datos.

Te vamos a mostrar un ejemplo de cómo funciona QuickRows para que después puedas aplicarlo a tu propia situación.

En la imagen de abajo se puede ver, a la izquierda (en las columnas A y B), la tabla de datos sobre la que habría que trabajar y, a la derecha (en las columnas D-F), la tabla que quieres obtener para poder analizar los datos.

¿Cómo depurar un listado sin fórmulas?

Utilizaremos la función de segmentación de datos de QuickRows para separar los componentes DEPARTAMENTO y TURNO de la columna A. Basta con especificar la columna y el caracter que será utilizado como separador:

Como podrás observar, la parametrización es sencilla e intuitiva. Además, la herramienta interpreta tus parámetros para que puedas verificar que los has insertado correctamente.

La operación de separación en columnas generará dos nuevas columnas y las colocará a partir de la primera columna vacía (columna C), pero también eliminará la columna original A, por lo que el resultado aparecerá en las columnas B y C:

¿Cómo extraer el valor numérico de una celda?

La columna ‘Importe’ contiene caracteres extraños (el símbolo de pounds, o libras esterlinas), por lo que Excel se confunde y lo ha importado como texto. 

Tú podrías utilizar las opciones de formato de celdas de Excel para encontrar y aplicar una máscara que reconozca el formato actual, o bien podrías aplicar la función de Reemplazo para eliminarlos, pero no resulta muy sencillo.  

Además, si te encuentras en un Pais donde el separador decimal no es el punto sino la coma, entonces sufrirías un poco más, pues tendrías que invertir los separadores. Microsoft ofrece una guía para proceder con la conversión de textos a números. 

QuickRows lo resuelve fácilmente. Basta con invocar la función 3 (Normalización de textos) y pedirle que extraiga el contenido numérico que encuentre en las celdas de esa columna, eso es todo:

El resultado que te ofrece QuickRows va más allá de la conversión numérica, pues también totaliza la columna y te ofrece datos útiles, como el Valor Máximo, Mínimo, Promedio, la Mediana, la Moda (si la hay), las celdas vacías, el número de valores distintos y el total de filas. Todo esto al insertar un sólo parámetro:

Cómo preparar los datos para una Tabla Dinámica

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