Cómo crear una Tabla Dinámica sin tener conocimientos previos de Excel

Ahorra tiempo creando la Tabla Dinámica y dedica tu esfuerzo a analizar tus datos

Si estás leyendo este artículo es porque eres un usuario con un nivel básico de Excel y quieres aprender a crear Tablas Dinámicas rápidamente para poder analizar tus datos

La Tabla Dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero exige la comprensión de múltiples conceptos que puede resultar confusos, entre otros: segmentación de datos, filtros, tipo de totalización (conteo, suma, promedio, etc) o ‘caché dinámica’. Por ello, el dominio de esta herramienta requiere tiempo y dedicación para ver tutoriales o leer blogs y documentación para resolver tus dudas. 

QuickRows te ofrece una solución alternativa para crear Tablas Dinámicas, sin necesidad de tener conocimientos previos. En el siguiente vídeo podrás ver cómo hacerlo, haciendo sólo un clic (nosotros lo llamamos quick-click):

Reproducir vídeo

¿Qué es y cómo funciona una Tabla Dinámica?

Una Tabla Dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que te permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos.

Algunos de los usuarios más avanzados consideran que se trata de una de las herramientas más poderosas de Excel, al permitirte analizar grandes cantidades de información de forma rápida y sencilla. 

De acuerdo con un artículo de la plataforma ‘Ayuda Excel’, la Tabla Dinámica es tan rápida debido a que Excel genera una copia de los datos fuente (llamada ‘caché dinámica’) para trabajar con ella en vez de con los datos originales. 

Cuando haces cambios en la tabla dinámica, Excel no utiliza la fuente de datos sino la memoria de caché dinámica. Por esta razón es imprescindible actualizar la tabla dinámica cada vez que introduces nuevos registros o campos.

¿Cómo se crea una Tabla Dinámica con QuickRows?

QuickRows te permite generar tablas dinámicas de forma inmediata, actuando directamente sobre la fuente de datos. Esto otorga al usuario mayor comodidad y rapidez. Sin olvidarnos de que se trata de un proceso mucho más simple.

Utilizaremos un ejemplo para mostrar la rapidez y sencillez con la que se puede analizar los datos.

Supongamos que tenemos una tabla con los datos de las facturas que se han generado en una empresa a lo largo de un año, con la siguiente información (ver imagen abajo):

  • Número de documento
  • Fecha
  • Departamento
  • Nombre del responsable de compra
  • Producto adquirido
  • Coste por unidad de producto
  • Número de unidades adquiridas
  • Coste total

Como primer ejemplo, nos interesa conocer la cantidad de dinero que se ha gastado en cada departamento de la empresaPara hacerlo, seleccionamos cualquier celda perteneciente a la columna ‘Depto’ y oprimimos la combinación de teclas <Ctrl + 2>. Este es el resultado:

Hemos obtenido una tabla con los datos de coste por unidad de producto (Unit), número de unidades adquiridas (Cant) y coste total (Monto) por cada departamento. Asimismo, se ha generado de forma automática un ‘selector’ (conocer más detalles abajo), que nos permite filtrar los datos de cada departamento.

Si únicamente nos interesara totalizar el ‘Monto’, bastaría con seleccionar también una celda de dicha columna antes de oprimir <Ctrl-2>. El resultado sería similar al anterior, pero más preciso:

Habrás notado el sombreado de las columnas utilizadas para crear las tablas anteriores. QuickRows selecciona y sombrea automáticamente las columnas de las celdas que están seleccionadas al momento de oprimir la combinación <Ctrl-2>. 

Puedes ver que las celdas C27 y H19 están seleccionadas. Por ello,  QuickRows interpretó las instrucciones y dedujo que te interesaba construir una Tabla Dinámica que utilizara la columna C como Campo de totalización horizontal. También dedujo que la columna H era la única columna numérica que debía totalizarse.

¿Cómo llevar una Tabla Dinámica al siguiente nivel?

Las acciones que hemos ejecutado hasta ahora son sólo la punta del iceberg del potencial que tiene una Tabla Dinámica generada con QuickRows. A continuación, te mostramos cuatro formas de aprovecharla mejor y analizar más en profundidad tus datos de forma sencilla:

  • Utiliza una tabla matricial
  • Aplica el formato numérico adecuado a las cifras
  • Usa los ‘selectores’
  • Emplea los filtros especiales

Utiliza una tabla matricial (con dos o más dimensiones)

Veamos cómo agregar una segunda Tabla Dinámica con QuickRows, continuando con el ejemplo que hemos utilizado anteriormente. Esta vez crearemos una tabla matricial, utilizando las columnas ‘Nombre’ y ‘Fecha’. Para hacerlo, seleccionamos cualquier celda perteneciente a las dos columnas y mantenemos oprimida la tecla <Ctrl>. 

La primera columna que seleccionemos se totaliza horizontalmente y la segunda se totaliza verticalmente. Al terminar de seleccionar las columnas, oprimimos <Ctrl-2>. Este es el resultado:

En la imagen anterior vemos ambas Tablas Dinámicas. La primera totaliza la columna ‘Depto’ y la segunda las columnas ‘Fecha’ y ‘Nombre’ combinadas. Observa que en ningún momento tuvimos que realizar la conversión de fechas a meses ni la aplicación de formatos numéricos. 

Aplica el formato numérico adecuado a las cifras

QuickRows  se encarga de aplicar automáticamente un formato adecuado, predefinido por el usuario en la fuente de datos.

Se trata de un ligero detalle, pero que te permite ahorrar algunos minutos más de tu tiempo de trabajo. En la imagen inferior, se puede apreciar como es la tabla dinámica resultante con QuickRows (izquierda) y Excel (derecha).

Usa los 'selectores' (segmentación de datos)

Los ‘selectores’ proporcionan botones que puedes seleccionar para filtrar los datos de las Tablas Dinámicas. Además del filtrado rápido, los selectores también indican el estado del filtrado actual, lo que hace más fácil entender qué está desplegado.

Emplea los filtros especiales

QuickRows ofrece gran flexibilidad para filtrar datos, más allá de lo que te ofrece el campo FILTRO del constructor de Tablas Dinámicas (y que te explicamos más abajo).

Para comprender mejor la aplicabilidad de estos filtros especiales, revisemos con un poco de detalle la columna de Items de la tabla original:

Observamos que el producto ‘TINTA CHINA PEF Nº 36’ se encuentra referido de varias maneras distintas. Los filtros  estándar de las Tablas Dinámicas podrían conducir a totalizaciones imprecisas o incompletas, pues una letra diferente en el texto de la columna provoca que celdas de un mismo producto sean consideradas como diferentes, y quedarían excluidas del filtro. 
Sin embargo, QuickRows ofrece la posibilidad de aplicar filtros que se aplican parcialmente dentro del texto de las celdas. Por ejemplo, si aplicamos el texto ‘CHINA 36‘ como filtro, podríamos atrapar todas las referencias al mismo producto:
 Además, estos filtros especiales se aplican automáticamente a todas las Tablas Dinámicas que hubiésemos construido, como puedes constatar en el ejemplo.
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