Cómo categorizar datos en Excel

La aplicación de categorías a un listado de datos nos permite convertirlo en una tabla útil de la cual podemos extraer información valiosa. QuickRows ofrece una solución potente y sencilla para lograrlo mediante el uso de palabras clave.

Imaginemos que tenemos un listado con 10,000+ vinos que se venden en Estados Unidos conteniendo la marca, la compañía que lo produce y el tipo de uva que utilizan. Supongamos que deseamos usar ese listado para crear una tabla de las mejores variedades de uva, tanto por los puntos que reciben en las catas, como por su precio comparativo.

 Hemos remarcado las variedades utilizadas en cada vino dentro del listado para ilustrar el ‘problema’. Excel no ofrece ninguna solución simple para identificar y extraer las variedades de uva en celda:

Prueba Gratuita QuickRows 0.00 KB 158 downloads

...

Para poder calificar las variedades de uva que nos interesan, debemos identificarlas y aislarlas en una nueva columna, colocando la variedad correspondiente en cada fila o registro del listado.  Así podremos crear tablas dinámicas para conocer los puntos otorgados y el precio promedio de cada una.
Agregaremos a nuestra hoja de cálculo una tabla con las variedades de uva más importantes, y la utilizaremos para encontrar la utilizada en cada vino:

Ahora invocaremos nuestra herramienta con la combinación <Ctrl-Q>, e invocaremos la función 5 (Enlace de Tablas). Habremos de indicar:
    – la columna a ‘categorizar’,
    – el origen de la tabla de enlace (archivo-hoja de cálculo),
    – la columna de dicha tabla que se usará como enlace,
    – la columna a incorporar a nuestro listado.

Eso es todo lo quedebemos hacer. Al oprimir el botón ‘Ejecutar’ obtenemos como resultado una nueva columna con la variedad utilizada.
QuickRows hizo una búsqueda últra-rápida de cada una de las palabras del listado de vinos en la tabla de Categorías de la columna G. Al encontrar un ‘match’, símplemente lo agregó a una nueva columna:

Hemos terminado. Ahora ya podemos analizar, categorizar, o graficar nuestros datos, lo cual era imposible hasta hace unos segundos. Construiremos una tabla dinámica automáticamente utilizando otra función de QuickRows. Para ello, basta con seleccionar alguna celda de la columna pivote; en este caso, la nueva columna ‘D’, y oprimir la combinación <Ctrl-2>:

En cuestión de segundos hemos ‘categorizado’ o ‘normalizado’ un listado conteniendo más de 10,000 textos, y construído una tabla dinámica que nos permite analizar los datos ya categorizados.

El siguiente video te muestra todo el proceso con un conjunto de datos similar, donde en vez de vinos realizamos la categorización de actividades industriales. Para ello utilizamos una tabla conteniendo las palabras clave y la familia o categoría industrial a  aplicar:

Resultados rápidos en Microsoft Excel

Puedes empezar a ahorrar tiempo y a aumentar tu productividad manejando tus datos ahora mismo.

Cómo categorizar datos en Excel

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.