Cómo analizar los resultados de una encuesta en Excel sin utilizar fórmulas

Ordena y prepara los datos para su posterior análisis sin conocer fórmulas de Excel

Seguro que alguna vez te has descargado los resultados de una encuesta en formato .CSV para después poder analizarlos en una hoja de cálculo de Excel, pero no sabías cómo empezar. 

Cuando realizas una encuesta lo que quieres es descargar las respuestas de las personas que han participado para poder analizarlas. Te interesa ver comparaciones, patrones y tendencias en ellas.

Sin embargo, al abrir el documento de Excel, descubres que los datos se encuentran en un formato poco «amigable» (las respuestas están separadas por comas) y te quedas bloqueado.

Excel es una herramienta ideal para analizar los resultados de las encuestas, pues ofrece varias fórmulas y funciones para la limpieza, el análisis y la visualización de datos.  

 No obstante, la utilización de estas fórmulas y funciones requiere un conocimiento avanzado de Excel.

QuickRows es complemento de Excel que ofrece funciones muy sencillas para convertir la labor de preparación y análisis de datos en una acción simple para los usuarios de cualquier nivel. No hace falta conocer las fórmulas de Excel.

Para poder explicarte cómo funciona QuickRows, te presentamos un ejemplo: las respuestas de una encuesta de satisfacción  de diferentes grupos. 

En las columnas tenemos la siguiente información:

  • Nombre
  • Grupo
  • 10 respuestas (separadas por comas – .CSV)

El primer paso debe ser segmentar o fragmentar las celdas de la columna C para poder analizar cada una de las respuestas de forma individual.

Asigna valores numéricos a tus respuestas para facilitar el análisis

Para este ejemplo, hemos creado una tabla de ponderación numérica (columnas E y F de la imagen que aparece abajo) que te permite transformar las respuestas en números. Esta es una forma más sencilla de analizar los datos.

Mediante el uso de la función de ‘Normalización de textos’ de QuickRows, se puede realizar esta acción con una configuración sencilla. Observa la imagen de abajo.

En pocas palabras, le estás diciendo: busca los valores de la columna E en la columna «Respuestas» y sustituye estos valores por las correspondencias numéricas asignadas en la columna F. 

De esta manera, obtienes el siguiente resultado: se han sustituido las respuestas «Si», «No» y «No estoy seguro» por sus correspondencias numéricas.

¿Cómo segmentar los valores separados con una coma de una celda en columnas?

Ahora realizaremos la fragmentación de las respuestas en columnas para poder manipularlas. Utilizaremos la función Operaciones en columnas de QuickRows. Sólo será necesario indicar la columna a fragmentar y el(los) caracter(es) que se utilizarán como marca de separación (encerrados entre comillas simples). En este caso el separador es la coma:

Como podrás ver, la instrucción C’,’ fue interpretada y traducida por QuickRows para ayudarte comprener (y asegurarte de que sea correcta) la codificación indicada:

«Fragmenta la columna [C] utilizando como separador el caracter ‘ , ‘.  Sólo se acepta un caracter además del Espacio en blanco y la Coma. La fragmentación se inserta a partir de la última columna y se elimina la columna de origen».

 En otras palabras, QuickRows te permite comprobar (y probar) tus instrucciones antes de ejecutarlas. Así podrás dominar la herramienta muy fácilmente. Éste es el resultado de la fragmentación:

El listado ya puede analizarse. El proceso ha tomado unos cuantos segundos y no requirió conocimientos avanzados ni una parametrización compleja. 

El ejemplo que hemos elegido ha requerido la ejecución de algunas de las tareas más difíciles que tendrías que configurar en QuickRows, pues fue necesario usar algunas de las convenciones del metalenguaje que te permite instruir fácilmente al autómata. Repasémoslas:

  • Para convertir el texto de las respuestas en valores numéricos, utilizamos la función 3 de QuickRows (3. Normalización de Textos) y una tabla de conversión, referiéndonos a ella mediante la inserción de la letra de la primera columna entre corchetes [E]. No fue necesario insertar fórmulas ni llevar a cabo acciones complejas de referenciación o reemplazo
  • Para segmentar las respuestas en columnas usamos una acción de otra función (4. Operaciones en Columnas). Basta con indicarle la columna a segmentar (en  este caso no son necesarios los corchetes) y el separador a utilizar. En el ejemplo se utilizó la coma

En realidad, cuando trabajas con QuickRows, la mayoría de los resultados los obtienes haciendo clics, como verás en otros artículos de nuestro Blog, por ejemplo cuando construyes Tablas Dinámicas.

Ahora viene lo mejor; algo casi mágico ocurre al hacer clic en la función 8 (Análisis Rápido). El listado se convierte en una tabla como ésta, donde puedes elegir y segmentar a voluntad las respuestas, obteniendo totales y valiosa información instantáneamente:

Como ejemplo, hemos segmentado el Grupo 3 y detectado los siguientes resultados:

  • Que hubo 178 encuestas en ese grupo
  • Que la respuesta a la pregunta 1 tuvo una abrumadora calificación positiva (calificación 3.14/4.00)
  • Que hubo 75 personas que no respondieron la pregunta 10 (más del 40%)
  • Que ningún encuestado respondió negativamente a la pregunta 6 (el valor mínimo de respuesta para esta pregunta fue 1)
  • Que la pregunta 8 tuvo un elevado índice de rechazo (0.72/4.00), y que nadie la respondió afirmativamente
  • Que las preguntas 1 y 8 sólo tuvieron dos valores de respuesta

El análisis dependerá de los objetivos de tu encuesta. Lo que queremos remarcar es la sencillez y rapidez con la que se llevó a cabo toda la preparación.

Cómo analizar una encuesta con Excel

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