Cómo buscar datos en Excel sin utilizar fórmulas

Existe un nuevo complemento para sustituir el uso de las formulas como BUSCARV, BUSCARX o Índice + Coincidir

La búsqueda de datos en Excel puede ser una tarea complicada para los usuarios novatos, ya que es necesario tener un previo conocimiento de algunas funciones de búsqueda, como son: BUSCARX, BUSCARV y la combinación INDICE y COINCIDIR. Afortunadamente han aparecido complementos de Excel, como QuickRows, con los cuales puedes generar listados de datos seleccionados con un solo clic

Utilicemos un ejemplo para mostrarlo mejor. En el listado de facturación que se muestra abajo, en el que se incluyen varias columnas de datos (número de factura, fecha, ciudad, vendedor, descripción y monto), nos interesa extraer todos los registros (filas) del vendedor Mike.

¿Cómo se hace con fórmulas de Excel?

Con la metodología tradicional de Excel, tendríamos que utilizar alguna de estas opciones:

  • Insertar las fórmulas =BUSCARX() ó BUSCARV() con parámetros tales como el texto a buscar, el rango de búsqueda, la columna a extraer, el tipo de coincidencia, etc;

  • convertir el listado a una tabla con filtros y aplicar
    el correspondiente a la columna del Vendedor;

  • generar una tabla dinámica y después extraer todos las coincidencia de Mike;

  • ordenar la lista y luego localizar y seleccionar manualmente el rango de filas correspondientes a Mike, y

  • crear una macro.

El resultado tendría que ser un listado donde únicamente aparecieran las facturas de Mike, y que además incluyera cifras totales.

¿Cómo se hace con QuickRows?

Con  QuickRows este reporte se puede crear de forma inmediata.  Mediante un doble clic con el ratón sobre cualquier celda con el valor ‘Mike’, se genera al instante una nueva tabla (que contiene las mismas columnas) en la que se incluyen todas las facturas correspondientes a Mike. 

Además, posicionando el cursor sobre cualquiera de los encabezados de las columnas, se muestra  todas los valores estadísticos más comunes, incluyendo conteo de celdas vacías.

Puedes realizar esta misma acción tantas veces como quieras. Por ejemplo, imagina que te interesa conocer sólo las facturas del vendedor Mike que se hayan generado en la ciudad de Los Angeles, CA. Pues bien, repitiendo el proceso (haciendo clic en cualquiera de las celdas de dicha ciudad), se obtendría un nuevo listado como el que se muestra a continuación.

 Podríamos continuar el proceso de selección hasta llegar al nivel deseado. Por ejemplo, supongamos que de este listado quisiéramos saber cuántas facturas corresponden a papel Xerox. Una vez más hacemos doble clic, esta vez en una celda de la columna ‘S’ que contenga dicho producto, y listo.

Como puedes observar en este tercer reporte, el listado contiene sólo filas que cumplen los tres criterios de selección.

Cómo buscar datos en Excel sin utilizar fórmulas

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